La utilización del correo electrónico como uno de los principales medios de comunicación, va en aumento y es que, la situación actual que enfrentamos, lo ha convertido en una herramienta aún más relevante y de amplio alcance a nivel personal y profesional.
Te comparto 5 pasos que debes seguir al momento de redactar un correo electrónico:
1. Saludo y despedida.
Saludo. Es el punto de partida de una buena comunicación.
En el saludo escribe el nombre de la persona a quien va dirigido el correo, esto hará que el destinatario se sienta más interesado, ya que el correo va personalizado. Termina esta frase con un signo de coma.
Posteriormente, sigue con una pregunta que rompa el hielo y haga sentir a la otra persona que te interesa su estado. Puedes seguir con frases como: “¿Cómo estás?”, “Espero te encuentres bien”.
Para el siguiente párrafo escribe no más de cinco renglones sobre el tema en concreto, es decir, el asunto por el cual estás enviando el correo.
Despedida. Termina con una frase que marque la acción que te interesa que suceda con este correo. Por ejemplo: “Gracias por tu atención, quedo en espera de tu respuesta”, “En espera de una respuesta favorable, sigo a tus órdenes”, “Espero consideres mi petición, seguimos en contacto”.
2. Datos de contacto.
Los datos de contacto abren la puerta a una nueva comunicación.
Después de la despedida escribe “Saludos,” y tu nombre completo. Si trabajas en una empresa es conveniente que elabores una firma. La mayoría de los correos corporativos te permiten personalizarla.
En la firma puedes incluir el nombre y/o logo de la empresa, tu nombre completo, tu puesto, correo electrónico y teléfono. En caso de contar con otros medios de comunicación como Skype, agrega tu usuario.
La ventaja es que esta firma se agrega automáticamente cuando envías un correo, además das una buena presentación, ahorras tiempo y evitas que se te olviden algunos datos.
3. Cuida tu ortografía.
Cuida tu ortografía, esto habla mucho de ti. El hecho de no incluir mayúsculas donde corresponde (nombres propios, nombres de marcas o compañías, países), acentos tanto en mayúsculas como en minúsculas, dice mucho de tu capacidad.
Para corregir una gran parte de tu ortografía, puedes redactar el correo previamente en un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs, así será más fácil hacer las correcciones. Una vez terminado, cópialo y pégalo.
4. Cuida tu redacción.
Dependiendo a quién estés enviando el correo y la confianza o cercanía que tengas con la persona, tú decides si hablarle de “tú” o “usted”.
Independientemente de la forma con la que te dirijas, utiliza palabras formales y serias.
No escribas textos tan largos pues las personas tienes cada vez menos tiempo para leer. Trata de sintetizar tus ideas y distribuye el contenido en dos o tres párrafos.
Haz uso correcto de las comas, en muchas ocasiones las frases cambian completamente su sentido, cuando se hace uso de comas o cuando se omiten.
5. Revisa tu correo antes de enviarlo.
Antes de enviar el correo, revísalo una última vez. Es muy común que escribamos cosas que no “debían ir” o que se nos pase alguna falta de ortografía.
Aún si lo redactas en un editor de texto como Microsoft Word o Google Docs, revísalo antes de enviarlo. Recuerda que no deben existir errores ortográficos ni de redacción pues tu capacidad profesional está en juego.
Si acabas de iniciarte en el mundo corporativo, o tienes un correo muy importante que enviarle a un superior o colaborador pues creo que puedes aplicar estos 5 pasos para redactarlo de la manera correcta.
🎤 ¡Comunícate!
⭐ Recuerda: Lo que no se comunica, simplemente no existe…